Zápisy jsou dokumenty, které umožňují oficiální záznam událostí. Zápis se používá k dokumentaci události tak, jak se stala, k odkazování na ni v případě potřeby, ke sdílení informací oficiálním a správným způsobem ak právní ochraně. Oficiální oznámení o incidentu je poskytováno prostřednictvím zápisu.

Co je to minuta?

Vedení zápisu je proces oficiálního zaznamenávání obsahu události, schůzky, transakčního procesu nebo konverzace přesně tak, jak je. Zápisy jsou vedeny k zajištění ochrany v právních procesech, k oficiálnímu zdokumentování incidentu, k odkazování na něj jako k oficiálnímu dokumentu v právních procesech ak přesnému vyjádření situace.

Zápisy vyhotovené oficiálními institucemi mohou být podepsány policií, notářem, soudem, společnostmi, státními úřady nebo úředními institucemi.

Jak uchovávat zápisy?

Vzhledem k tomu, že zápisy jsou úředními dokumenty, existují určitá pravidla, která je třeba při jejich přípravě dodržovat. Postupy uchovávání zápisu mohou mít změny a různé podrobnosti týkající se povahy a místa události, která má být zaznamenána. Následující podmínky můžete použít jako příklad, jak uchovávat minuty:

Před zahájením obsahu zápisu musíte napsat název v souladu s pravidly. Pokud pro incident, který je předmětem hlášení, neexistuje žádná zvláštní situace, měl by být název napsán uprostřed stránky a velkými písmeny jako „MINUTA“.
Po uvedení povahy incidentu popsaného ve zprávě by měly být uvedeny podrobné informace o incidentu. Kromě podrobných informací o incidentu by zpráva měla obsahovat také způsob, jakým byly informace o incidentu získány.
Informace jako o jaký incident se jedná, kde k němu došlo a datum a čas by měly být jasně uvedeny.
Pokud existují důkazy, které lze považovat za důkazy týkající se události uvedené ve zprávě, měly by být také přidány do zprávy. Zpráva by měla obsahovat i informace o tom, jak byly důkazy získány.
Pokud bude zápis zabírat více než jednu stránku, měla by být zadní strana ponechána prázdná a nové stránky by měly být očíslovány.
Vyžadují se také mokré podpisy osob, jejichž údaje jsou v zápisu uvedeny. Zápis bez podpisu je neplatný.

Co je třeba zvážit při přípravě zápisu

Vzhledem k tomu, že zápisy jsou oficiální dokumenty, je třeba při přípravě zápisů dodržovat určité šablony a pravidla. Důležité body při přípravě zápisu jsou následující:

Měl by být připraven na papíry A4 nebo A5.
Název zápisu by měl být napsán velkými písmeny uprostřed stránky.
Je třeba podrobně uvést datum a čas incidentu, podrobnosti o tom, jak k incidentu došlo a jak se incident dozvěděl.
Součástí zprávy musí být také důkazy o incidentu.
Musí být rovněž uvedeny údaje o totožnosti osob uvedených v zápisu.
Na konci zápisu je třeba uvést datum a čas zápisu a podpisy zmíněných osob, aby byl konec jasný.

K čemu jsou minuty?

Zápisy jsou uchovávány jako oficiální dokumenty v případech, kdy je třeba incident nahlásit. Zápisy slouží jako právní a právní ochrana událostí, které nastaly, jako reference pro manažerské situace podniku a vztahy mezi zaměstnanci a zaměstnavateli. Aby byly zápisy prezentovány jako oficiální dokumenty a byly užitečné pro daný incident, musí být připraveny se skutečnými informacemi a pečlivostí. Zápisy lze použít jako oficiální dokumenty pro různé události a účely. Výhody vedení minut můžeme vyjmenovat následovně:

Poskytují právní ochranu tím, že jako důkaz v soudních řízeních využívají zápisy vedené soudem, notářem, úředními úřady nebo veřejnými institucemi.
V případech, kdy jsou vyžadovány sankce nebo trestní řízení, jsou protokoly předloženy soudům jako oficiální dokumenty týkající se procesu incidentu.
V obchodních institucích mohou být uchovávány zápisy pro uchování podrobností o obsahu jednání a diskusí. Tyto zápisy mohou být použity při budoucích rozhodnutích.
Zápisy uchovávané na pracovištích lze uchovávat za účelem ochrany zaměstnavatele a zaměstnance v právních procesech týkajících se událostí na pracovišti.

Jak vést zápisy podle jejich situace?

V případech, kdy je třeba incident zaznamenat, lze uchovat zápis, i když v různých oblastech. Zápisy mohou být vedeny pro obchodní život, vzdělání a zdravotní stav a soudní nebo trestní řízení. V případě problémových situací při nemocničních vyšetřeních a ošetřeních lze vést hlášení o zdravotním stavu, hlášení o trestech jako je kázeň ve školství, hlášení o jakémkoliv problému ve vojenských prostorech nebo o úrazu na pracovišti.

Jak vést hlášení o dopravní nehodě?

Hlášení o dopravní nehodě s materiálními škodami lze zpracovat podle následujících pravidel:

Protokol musí vyplnit ve dvou vyhotoveních pouze osoby účastnící se nehody. Pokud se stanete účastníkem nehody, je povinné vyplnit hlášení, i když nemáte řidičský průkaz.
I když je formulář vyplněný do protokolu fotokopií, musí být v protokolu přítomny mokré podpisy stran.
Údaje ve formuláři musí být neúplné a musí být jasně uvedena příčina nehody.
Vzhledem k tomu, že zpráva bude neplatná, pokud nebude možné identifikovat společnost a pojistku, musí být pojišťovny a čísla dopravních pojistek smluvních stran uvedeny úplně a přesně.
Hlášení musí být pojišťovně předloženo do pěti pracovních dnů.

Jak uchovávat vojenské zprávy?

Ve vojenských oborech má zápis obvykle pevnou šablonu. Pokud se například zpráva týká disciplinárního incidentu, je v horní střední části stránky zprávy napsán název jako „ZPRÁVA O NEDISCIPLÍNĚ DETEKCI“. Po uvedení data, přesného času a přesné polohy incidentu jsou do zprávy zahrnuty informace o incidentu a jména uvedená v incidentu. Poté, co je na konci uvedeno datum, ke kterému byl protokol pořízen, je protokol finalizován s mokrým podpisem osob v protokolu uvedených a toho, kdo protokol pořídil.

Jak uchovávat zprávy studentů?

Stejně jako v jiných minutách je po napsání názvu zprávy velkými písmeny uvedeno datum, čas, podrobnosti události a názvy uvedené v události. Po doplnění data zápisu na konec je zápis finalizován s mokrým podpisem žáka, učitele, zástupce ředitele a ředitele.